Początek 2019 roku przyniesie ważne zmiany w zakresie dokumentacji pracowniczej. Zmiany oznaczają nowe obowiązki dla pracodawców i kadrowych.
Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych
- Od 1 stycznia 2019 r. skrócony zostanie okres przechowywania akt pracowniczych, ale tylko dla nowych pracowników (zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.)
- W przypadku pracowników zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 50 letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (okres ten liczony jest od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy). Pracodawca może skrócić ten czas, w przypadku, gdy złoży raport informacyjny do ZUS.
- Natomiast dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. okres przechowywania akt pracowniczych niezmiennie wynosić będzie 50 lat (bez możliwości skrócenia).
Akta pracownicze w formie elektronicznej
Obecnie pracodawcy mają obowiązek prowadzenia dokumentacji jedynie w postaci papierowej.Od początku 2019 roku dopuszczona zostanie postać elektroniczna.
Nowe przepisy pozwalają pracodawcy na zmianę formy dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że możliwa będzie zmiana z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną będzie mogła nastąpić przez sporządzenie np. skanu i opatrzenie go:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby.
Natomiast w przypadku zmiany formy z elektronicznej na papierową, pracodawca będzie mógł sporządzić wydruk i opatrzeć go:
- podpisem pracodawcy lub
- osoby przez niego upoważnionej.
Przy każdej zmianie formy pracodawca zobowiązany jest do poinformowania o zmianie pracownika
Ponadto będzie miał obowiązek poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
Sposób wypłaty wynagrodzenia
Do 31.12.2018 r. podstawową zasadą doręczania pracownikowi wynagrodzenia jest przekazywanie go do jego rąk własnych. Natomiast od 01.01.2019 r. podstawową zasadą dotyczącą wypłaty wynagrodzenia będzie jej przekazywanie na rachunek bankowy pracownika, pod warunkiem, że pracownik nie złoży pisma z prośbą o przekazanie należnego wynagrodzenia do rąk własnych.
Ważne!
Na mocy art. 10 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, pracodawca będzie zobowiązany w terminie 21 dni od wejścia w życie ustawy (ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.) poinformować pracowników, którzy dotychczas otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku bankowego lub złożenia wniosku dotyczącego kontynuowania wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych. Wniosek ten będzie mógł być złożony zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej i będzie musiał być złożony w terminie 7 dni od dnia otrzymania od pracodawcy wspomnianej informacji.
